Eticheta de afaceri pentru solicitarea unei reuniuni

Întâlnirile de afaceri sunt un fapt inevitabil al vieții corporative. Școala de comunicări Annenberg de la UCLA și Centrul de Cercetare și Dezvoltare al Universității din Minnesota au constatat că directorii de afaceri își petrec jumătate din programul de lucru în cadrul întâlnirilor. Trebuie să utilizați eticheta de afaceri adecvată atunci când solicitați o întâlnire pentru a ajuta acești directori și alți colegi să utilizeze cât mai bine timpul limitat.

Videoclipul zilei

Pregătirea

Pregătiți-vă pentru întâlnire înainte de a trimite o solicitare participanților potențiali. Creați o agendă detaliată care să precizeze scopul și elementele care vor fi acoperite, inclusiv orice elemente de acțiune. Afișează orice altceva care va fi cerut de participanți. Acest lucru vă va ajuta să restrângeți lista solicitărilor la invitații corespunzători, în loc să invitați prea mulți oameni.

Rata de timp

Stabiliți un interval de timp ferm pentru întâlnire și dați angajamentul dvs. că va începe și va termina în momentul în care faceți cererea. Acest lucru îi va încuraja pe invitații cu programe agitate să accepte să vină. Ei vor putea să programeze un alt eveniment imediat după întâlnire și să fie siguri că vor putea ajunge acolo. Permiterea întâlnirilor să înceapă târziu și a alerga în timp este o etichetă proastă și arată lipsa de respect față de persoanele pe care le-ați cerut să le participați.

Solicitări

Trimiteți cererile dvs. de întâlnire participanților potențiali. Utilizați formatul preferat de compania dvs. De exemplu, dacă aveți un program standard de calendar sau programare, utilizați-l pentru a trimite invitații. Cereți destinatarilor să răspundă dacă vor putea sau nu să participe și să includă o dată "vă rugăm să răspundeți". Asta vă va spune că invitația dvs. a fost primită și citită.

Urmărire

Continuați cu un apel telefonic dacă oricare dintre invitați nu răspunde până la data specificată. Păstrați simplu apelul. Întrebați dacă persoana a primit cererea dvs. de întâlnire și a explicat că nu ați primit un răspuns. Confirmați dacă va participa sau nu. În mod normal, cineva care nu răspunde nu intenționează să meargă la întâlnire, dar acest lucru ar trebui clarificat în cazul în care pur și simplu a uitat să răspundă.

Avertizare

Notificați participanții confirmați cât mai repede posibil dacă trebuie să anulați întâlnirea din orice motiv sau să schimbați ziua, ora sau locația. Situațiile de urgență apar și prioritățile și aranjamentele se schimbă, dar este etichetă proastă să anulați o întâlnire în ultimul moment sau să faceți o schimbare care afectează participanții. Alții vor avea mai multe șanse de a vă împiedica viitoarele solicitări de întâlnire dacă nu le respectați timpul, spunându-le imediat despre schimbări sau anulări.